AEO认证那些事儿（一）
关企沟通联系合作
建立并执行与海关沟通联系和合作的机制，指定高级管理人员负责关务。在发现异常、可疑的货物单据或者非法、可疑和不明货物涉及海关业务时，及时通知海关。
（1）与海关建立沟通机制。企业应构建完善的与海关沟通机制，设立专门关务部门或岗位，负责与海关日常沟通，确保信息畅通，明确跟进海关政策变化的岗位职责，并做到及时向企业内部相关部门传达。
（2）指定高级管理人员负责关务。企业应指定专职高级管理人员担任关务负责人，全面统筹关务，应具备丰富的海关法律法规知识和相关事务管理经验，同时能协调内部各部门共同应对海关事务。
（3）及时向海关通报异常情况。企业日常运营中如发现异常、可疑的货物单据或者非法、可疑和不明货物涉及海关业务时，应及时向海关报告。这既是企业的义务，也是维护企业合法权益的重要举措。比如，某企业进口货物时，发现一批货物的单据信息与实际货物不符，可能存在虚假申报情况，该企业立即向海关通报并积极配合调查，最终避免了严重处罚。
企业的进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等岗位职责分工明确。
（1）结合企业实际合理设置组织架构。根据自身国际贸易业务流程、工作量大小、风险等级、不相容原则等，合理设置进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门或者岗位，明确其与企业整体管理体系中决策、执行、监督、支持环节的关系。
（2）细化完善岗位职责说明书。以进出口业务为例，销售部门负责市场拓展和跑订单，则明确在销售过程中涉及海关事务的相关职责；采购部门负责供应商的确定、采购合同签订，则明确进口采购环节中涉及海关事务的相关职责；关务部门负责与海关保持密切沟通，及时向其他部门传达海关政策变化，负责准确制作报关单据和随附材料，这其中关务部门与采购、与销售的工作衔接和沟通都要有明确的制度性要求，确保各部门间建立良好协作机制，保障进出口业务顺利进行。
进出口单证管理
建立并执行进出口单证复核或者纠错制度，在申报前或者委托申报前有专门部门或者岗位人员对进出口单证的真实性、准确性、规范性和完整性进行内部复核。
（1）建立复核制度。企业要明确复核流程和标准，在申报前或委托申报前，安排专门部门或岗位人员对进出口单证的真实性（单据与货物是否一致）、准确性（税号和价格是否正确）、规范性（申报要素是否完整）和完整性（单据是否齐全）进行内部复核。
（2）注重交叉复核与依据审查。复核工作要注重交叉复核和依据审查。比如，对于进出口货物的报关单，不仅要核对报关单信息与合同、发票、装箱单等随附单证是否一致，还要审查随附单证本身的真实性和有效性。同时，将复核要求固定到业务流程里，避免形式化复核。
建立并执行禁止类产品合规审查制度。
（1）明确禁止范围与获取信息。主动学习《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国出口管制法》等与禁止类产品相关的法律法规，及时查阅《中华人民共和国禁止进出境物品表》《两用物项和技术进出口许可证管理目录》等官方目录，知悉法定禁止范围；关注海关总署、商务部等官网公告，及时获取新增管制物项或者调整清单。遇到疑难问题主动咨询属地海关、行业协会及专业合规机构，结合产品技术参数、用途等细节综合判定；针对敏感领域（如核材料、化学品、濒危物种），额外参照《中国禁止出口限制出口技术目录》及国际公约履约要求，确保进出口活动符合国家安全、生态保护及国际义务。
（2）把握审核环节。建议企业将禁止类产品审核制度嵌入业务流程，因为一旦违反国家禁限制类规定，将面临高额行政处罚甚至刑事责任。因此，禁止类产品审核应在企业和商业伙伴达成贸易协议之前完成。如果在签订合同后才发现涉及禁止限制类货物，企业将面临较大经济损失和法律风险。
信息系统
建立有效管理企业生产经营、进出口活动、财务数据等方面的信息系统，进出口活动主要环节在系统中能实现流程检索、跟踪，涉及的货物流、单证流、信息流能够互相印证。
（1）系统覆盖的全面性。不仅要管理进出口环节（如报关、物流、收付汇等），还需要整合生产经营（如生产计划、库存管理）和财务数据（如付款记录、成本核算）。形成进出口业务与企业整体运营的联动管理，避免数据割裂。受限于企业规模的不同，系统可以是一个也可以是多个，只要数据之间能够实现逻辑对应关系，并且能够避免人为干预即可。
（2）流程的可追溯性。进出口活动的关键环节（如合同签订、订单处理、货物出库、报关申报、运输交付等）每个企业可能涉及的进出口活动特点不同，都必须在系统里留下完整记录，并支持按时间、单证编号、货物批次等维度检索跟踪，实现“从源头到终端”的全流程溯源。
（3）数据的关联性与一致性。系统中记录的“货物流”（如实际货物的数量、规格、流向）“单证流”（如合同、发票、报关单、提单等）“信息流”（如业务审批记录、系统操作日志）必须相互匹配、可交叉印证。
注意，系统数据要存3年以上且有备份，建议用异地备份，防止硬盘损坏或火灾等意外导致数据丢失。
内部审计和改进
建立并执行对进出口活动的内部审计制度。
（1）全面审计进出口活动。企业应每年定期开展内部审计工作，对进出口的一般贸易、加工贸易、保税物流、减免税货物以及涉及卫生检疫、动植物检疫、进出口食品、法检商品等进出口活动进行全面、细致的审计。审计内容涵盖申报的规范性、货物管理的合规性、许可证及监管证件的使用、知识产权保护、特许权使用费、运保费的核算等多方面。通过全面审计，及时发现潜在风险点和不符合项，为后续整改提供依据。需要提供企业每年进出口活动的审计报告以及全套审计底稿，规范改进情况的相关书面记录。
（2）注重开展标准化审计。企业可参照《中国内部审计准则》开展审计工作，包括编制年度审计工作计划、确定审计对象和制定项目审计方案、发出审计通知书、收集审计证据、提出审计报告、检查审计决定执行情况、复审以及建立审计档案等多个环节（以上进出口活动内部审计档案材料均为备查内容）。
（3）确保内部审计独立性。比如组织上，内部审计部门应直接隶属于公司最高管理层，避免受业务部门干预，确保审计计划和结果直接向决策层报告。机制上，通过内部审计章程明确审计权限，保障审计人员不受限制地接触财务、业务资料及相关人员。建立独立举报渠道，对于干预审计独立性的行为可直接向管理层反映，从制度上筑牢独立审计基础。
来源：天津海关12360热线
编辑：农潇齐
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