在不破坏客户关系的情况下解决逾期付款问题的15项策略

“都市生活杂志”（streetwisejournal）2023年12月6日文章：在不破坏客户关系的情况下解决逾期付款问题的15项策略。（By Jacob Maslow） 

如何在不损害客户关系的情况下解决逾期付款问题是一个微妙的平衡点。我们从包括创始人和首席执行官在内的专业人士那里收集了 15 条精辟的建议，提供了从采用 "优雅提醒 "策略到重申企业价值等各种策略。深入了解这些专家的见解，以机智和专业的态度驾驭商业中这一棘手的方面。

• 采用 "优雅提醒 "策略

• 有效沟通和提醒

• 采用预付款方法

• 直接解决逾期付款问题

• 为提前付款提供奖励

• 优先考虑开放式沟通

• 使用三层电子邮件序列

• 实施自动化发票系统

• 尽早设定明确的参数

• 发送友好的付款提醒

• 利用在线会计软件

• 为及时付款提供价值

• 利用付款数据发现问题

• 富有同情心并提供替代方案

• 重申您的业务价值

1. 采用 "优雅提醒 "策略

我使用的一种策略叫做 "优雅提醒"。与其发送严厉的付款提醒，不如发送友好和感激的信息，提醒客户即将到来的到期日。感谢客户对我们服务的信任，表达对公司发展的兴奋之情，从而营造一种积极的氛围。此外，在可能的情况下提供灵活性也很有效。了解到可能会出现意想不到的财务困难，并愿意讨论调整付款计划，这有助于培养客户的好感。

在处理逾期付款问题时，保持开放和富有同情心的沟通至关重要。与其苛刻地对待问题，不如努力了解他们的情况，共同寻找合适的解决方案。

——Mary Smith，Vowness 创始人

2. 有效沟通和提醒

作为企业主，多次处理逾期付款是常有的事。在不影响客户关系的前提下解决逾期付款问题的最佳方法是与客户进行快速有效的沟通。

不过，在沟通之前，必须确保客户提前知道付款到期日，以便他们能相应地规划自己的财务。我们可以通过设置自动提醒电子邮件，甚至在临近付款日时通过电话或短信提供个性化提醒来实现这一目标。

——Mo Pristas、Charterguru

3. 采用预付款方式

你不必要求我按时做好工作，因此，我也不应该要求你按时付款。听起来公平吗？如果做不到这一点，我就提前支付所有款项，开具形式发票或接受银行卡付款。这给我带来了积极、自由的经营现金流，虽然要支付小额银行卡交易费，但往往比雇用一名信用控制员的费用要低。

——Geoff Newman，Starget.co.uk 创始人

4. 直接处理逾期付款

如果我被拖欠款项，我会积极地正面解决。我会通过电子邮件发送发票，然后给他们打电话。如果有问题，先把问题解决，然后再想办法解决。你放任不管的时间越长，情况总是越糟糕。而且，如果双方关系恶化，这也有助于你们分道扬镳，而不是浪费时间去培养已经死亡的关系。

——Christopher Olson，Surfside 服务公司首席财务官

5. 为提前付款提供奖励

逾期付款是任何业务都不可避免的一部分。要在不损害客户关系的情况下解决逾期付款问题，必须在整个过程中积极主动并保持良好的沟通。

一种方法是为提前付款提供奖励，如未来服务的折扣或赠品以示友好。这向客户传递了一个信息，即他们的业务受到重视和赞赏，同时也有助于控制现金流，因为提前付款可确保您的业务不会在约定期限后等待数周或数月。

——Julia Kelly，Rigits 管理合伙人

6. 优先考虑开放式沟通

既要解决逾期付款问题，又要保持良好的客户关系，这是一个微妙的平衡问题。公开、及时的沟通是我想与大家分享的一个重要技巧。与其立即采取强硬手段或让收账公司介入，不如先以礼貌和理解的语气与客户联系。

通常，逾期付款的原因可能是疏忽、内部问题，甚至是现金流问题。在付款到期几天后，先发一封电子邮件或打电话进行友好提醒。保持专业和同情的语气。假设延迟付款可能有真正的原因。表明你愿意与客户一起寻找解决方案。

如果这对你的业务可行，你可以提供灵活的付款方式，比如分次付款。如果客户已经有一段时间没有付款了，请轻声询问是否有任何问题导致无法付款。这表明你对他们的关心。

——Joe Li，CheckYa 总经理

7. 使用三层电子邮件序列

要在不影响客户关系的情况下处理逾期付款问题，就需要外交手腕和清晰的思路。在发票到期日之后，我们采用三层电子邮件序列。第一层邮件是一个微妙的提醒："关于我们未付发票的简要说明。也许最近资金已经转账。能否请您检查一下？

如果未解决，第二层电子邮件将保持礼貌，内容如下 "我想提醒您一下我们的发票。不久前就该付款了，但截至今天，尚未收到任何资金。我已经发了几封催款函，但没有收到任何回复。这很可能只是你们的一个无辜的文书疏忽"，诸如此类。

大多数客户在收到第三层邮件之前就已经结清了款项，因此没有必要采取更强硬的态度。这种策略确保了坦诚的沟通，即使在财务不一致的情况下也能促进信任。

——Shane McEvoy，医学博士，LeadFly

8. 实施自动化发票系统

我们有一个发票开具系统，它可以跟踪所有发出的发票，并标记那些在到期日前尚未支付的发票，而不是疯狂的电话和电子邮件。当一项工作完成后，系统会发出一张专业设计的发票，其中包含所有必要的细节--提供的服务、应付金额以及支付方式。

逾期付款时，系统会自动向客户发送友好的提醒函，并提供他们需要的所有付款信息。这样，就不必担心忘记发送发票或提醒，也不会在追讨付款时出现尴尬。此外，这也是律师处理客户事务的一种专业方式。

——Alex Freeburg，Freeburg律师事务所所有人

9. 尽早设定明确的参数

从一开始就设定严格的参数会更容易。项目初期使用的语言为未来定下了基调。如果在签订合同时过于友好和通融，会让客户误以为你的态度是无限制的慷慨，从而导致熟视无睹，从长远来看是有害的。从一开始就保持专业的沟通，会让你在处理逾期付款问题时更容易下定决心。这个教训我只学了一次。

——Bemana 首席执行官 Linn Atiyeh

10. 发送友好的付款提醒

谈及逾期付款可能会令人尴尬，尤其是在法律行业，保持良好的客户关系是关键。然而，简单、友好的提醒是提醒客户待付账单的最佳方式。

将所有付款细节都包含在信息中，会让事情变得简单。保持乐观和专业的语气--没有必要让任何人感觉自己被叫到了校长办公室。这种方法不仅能促使他们付清账单，还能保持沟通渠道畅通，避免日后发生冲突。

——Douglas R. Beam 律师事务所管理律师 Riley Beam

11. 利用在线会计软件

在线会计软件可以发送催款邮件，直到客户付款或客户要求我们停止催款，从而帮助追讨逾期付款。这种微妙的、不以言语表达的催款方式能有效追回逾期付款。

——Mei Ping Mak，Weave Asia SEO 网络总监

12. 为及时付款提供价值

为了增加交易的甜头，可以考虑为一贯履行付款义务的客户提供额外的价值。这可以包括未来服务的折扣或优先使用你的产品。在我看来，促进良好的付款行为不仅能增进客户关系，还能鼓励及时付款。

——Bruce Mohr，公平信贷副总裁

13. 利用支付数据发现问题

利用支付数据找出问题所在至关重要。这样，您就可以解决特定群体而不是特定客户的问题。例如，我们曾遇到过几次支票迟到的问题。因此，我们制定了改用 ACH 的激励措施和提前付款的激励措施。

——QBench 首席运营官 Trevor Ewen 

14. 富有同情心并提供替代方案

沟通是在不损害客户关系的前提下解决逾期付款问题的关键。当付款逾期时，应联系客户并提醒他们未付余额。要有同理心和理解力，但也要坚定你的付款预期。

有时，客户可能会因为经济拮据而无法一次性付清全款。在这种情况下，提供其他付款方式可能是一个双赢的解决方案。这可以包括制定付款计划或接受部分付款，直到结清余款。

为避免今后出现逾期付款，从一开始就与客户设定明确的预期非常重要。这包括明确列出付款条件和到期日期，并讨论逾期付款的后果。通过预先设定这些预期，您可以避免任何误解或意外。

——A-List Properties 创始人兼首席执行官 Zach Shelley

15. 重申你的商业价值

在不破坏客户关系的情况下解决逾期付款问题，我的最佳建议是有技巧地重申你的企业所提供的价值。在就逾期付款进行沟通时，提醒客户你所做的具体工作，以及如何为他们提供了具有成本效益的解决方案。

这样就能将对话的重点从债务转移到双方对正在进行的业务关系的认可上，而且我们还能继续从我们的活动中获得更多收入。

——Chris Stott，Seven 营销总监

驾驭逾期付款：在强硬与建立关系之间取得平衡

1. 掌握 "优雅的提醒

策略：友好地发送信息，表达感激和激动之情，同时保持灵活性。

提示：使用感激的语言，并在必要时提出调整付款计划。

2. 有效沟通和提醒

策略：快速、有效的沟通 快速、有效的沟通和主动提醒。

提示：自动发送提醒邮件或提供个性化提醒：自动发送提醒邮件，或通过电话或短信提供个性化提醒。

3. 预付款方法

策略：使用形式发票或刷卡支付提前要求付款。

提示：向客户解释预付款的好处，鼓励客户采用。

4. 直接处理逾期付款

策略：通过电子邮件和电话直接解决逾期付款问题。

提示：直接而专业，及时提出问题。

5. 激励提前付款

策略：为提前付款提供折扣或赠品等激励措施：为提前付款提供折扣或赠品等激励措施。

提示：强调提前付款给客户带来的节省或奖金等好处。

6. 强调开放式沟通

策略：礼貌地与客户联系，了解其延迟付款的原因。

提示：在可能的情况下提供灵活的付款方式：尽可能提供灵活的付款方式，以适应客户的情况。

7. 三层电子邮件策略

策略：使用一系列电子邮件，逐渐增加紧迫性。

提示：在整个沟通过程中保持礼貌。

8. 自动发票系统

策略 实施一个系统来跟踪发票并自动发送提醒。

提示：选择能发送专业、清晰发票和提醒信息的软件：选择能发送专业、清晰发票和提醒的软件。

9. 尽早设定明确的参数

策略：从一开始就建立专业的沟通和明确的付款条件。

提示：避免过分迁就，以免日后产生误解。

10. 友好的付款提醒

策略：发送简单、积极的待付款提醒。

提示：在信息中包含所有必要的付款细节，以方便付款。

11. 利用在线会计软件

策略：使用软件自动发送提醒邮件：使用软件自动发送提醒邮件。

提示：选择持续发送提醒邮件直至付款的软件：选择能持续发送提醒邮件的软件，直到付款为止。

12. 及时付款增值

策略：为按时付款的客户提供额外优惠。

提示：考虑为按时付款者提供折扣或特殊服务。

13. 利用付款数据洞察

策略：分析支付数据，找出并解决常见问题。

提示：为首选支付方式（如 ACH）制定激励措施。

14. 换位思考和替代解决方案

策略：提供换位思考的沟通方式和替代付款方案。

提示：对付款计划或部分付款持开放态度，以减轻财务负担。

15. 重申业务价值

策略：温和地提醒客户你的服务所带来的价值。

小贴士：重点强调你的工作如何为他们带来成本效益和利益。

这些策略的目的是在财务问题上的坚定性与维护积极的客户关系之间取得平衡。请记住，每种情况都是独一无二的，因此请根据具体情况调整这些策略。

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